Хранение, использование, комплектование

– Наталья Александровна, чем архив живёт сегодня?

– Не могу не поделиться самой главной новостью! Сегодня, в День архивов, у нас радостное событие – полным ходом идет переезд в новое помещение (бывшее помещение Центра занятости), площадью чуть более 130 квадратных метров. Потихоньку размещаемся, создаем комфортные условия для работы и всех ждем по новому адресу: ул. Ленина д. 28.

Продолжаем работу по созданию страхового фонда особо ценных дел, хранящихся в архив­ном секторе. На данный момент создан страховой фонд на 90 единиц хранения, это более 20 тысяч кадров.

Архивный сектор продолжает тесно сотрудничать с газетой, обеспечивает комплексное использование архивных документов по краеведческой теме с целью популяризации архивных документов.

Не менее радостное событие: полностью обновлены рабочие места новой, современной офисной техникой.

– В чем заключается работа архивистов?

– Работа сотрудников архива держится на трех составляющих – это сохранность (хранение документов), использование (предоставление архивной информации пользователям) и комплектование (пополнение новейшей информацией). Проще говоря, наши основные задачи: упорядочить, сохранить и использовать в своей работе.

– А сколько документов находится в нашем муниципальном архиве?

– В нашем архиве на 01.01.2023 г. хранится управленческой документации – 25268 единиц хранения; документов по личному составу – 5480 единиц хранения; фотодокументов – 577 единиц хранения.

– Сколько документов поступило на хранение в прошлом году?

– За 2022 год в архивный сектор поступили более 500 единиц хранения документов. Это документы не только от организаций – источников комплектования архивного сектора, но и документы от организаций, прекративших свою деятельность.

– Вы сотрудничаете с Пенсионным фондом? Как это происходит?

– Да, конечно, наибольшее количество запросов, исполняемых архивным сектором, поступает именно из Пенсионного фонда (с нового года это – Социальный фонд России).

В рамках контрольных меро­приятий по проверке выплатных дел граждан в целях выбора наиболее выгодного варианта для учета заработной платы в архив­ном секторе резко возросло количество поступающих запросов.

По-прежнему используем программный продукт VipNet для обеспечения бесперебойной работы защищенного электронного документооборота между Социальным фондом России и архив­ным сектором, что бесспорно позволяет сокращать сроки исполнения запросов.

Всего за 2022 год архивным сектором исполнены 636 запросов, из них 277 тематических и 359 социально-правовых. На сегодняшний день с начала 2023 года в архив поступили уже более 200 запросов от граждан и организаций.

– А какую еще информацию запрашивают?

– Запрашивают документы, подтверждающие право на владение землёй, право на недвижимость, ранее выданные разрешения на строительство, выписки из домовых и похозяйственных книг и другое.

– Сколько человек обеспечивает работу архивного сектора?

– В архивном секторе трудятся два человека, я и ведущий специалист Ирина Зюзина. Хочется отметить, что в прошлом году Ирина Андреевна получила золотой значок «Готов к цифровому труду и обороне» и была награждена Благодарственным письмом главы местного самоуправления за добросовестный труд и высокий профессионализм при исполнении своих должностных обязанностей.

– Ожидаются ли какие-либо новшества в вашей работе в текущем году?

– С 1 июля 2023 года будем принимать участие в реализации Федерального закона от 11 июня 2022 г. № 182‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» в части электронного информационного взаимодействия с территориальными органами Социального фонда России на основе Единой государственной информационной системы социального обеспечения (ЕГИССО): c организацией доступа к личному кабинету в информационной системе.

По поручению губернатора Нижегородской области в настоящее время создается региональная государственная информационная система «Электронный архив», в том числе предусматривающая возможность удаленного доступа граждан к архивным документам. В данной системе будут работать и муниципальные архивы, в связи с чем потребуется активизировать оцифровку документов, а также научиться оперативно работать в системе.