Обеспечивая сохранность документов

В рамках реорганизации

По имеющимся в архивном секторе документам можно проследить, что в 60‑е годы Навашинским райгосархивом заведовали: Е. В. Скопина, З. М. Левина, З. М. Ивагина. Архив числился при райис­полкоме. Постановлением райисполкома № 197 от 11.07.1973 г. создается объединенный архив в колхозах. На основании Положения о Государственной архивной службе России, утвержденного постановлением Правительства РФ от 22.12.1992 г. № 1006, районный госархив преобразовывается в архивный отдел администрации Навашинского района (постановление администрации от 09.06.1993 г. № 113), став, таким образом, муниципальным архивным учреждением. Тем самым было закреплено правовое положение архивного учреждения в районе. Постановлением администрации Навашинского района от 18.03.1994 г. № 50 проведена реорганизация и колхозно-совхозного архива. Был создан межведомственный архив документов по личному составу, который влился в состав архивного отдела.

Согласно штатному расписанию

Почти четверть века, с 1975 по 1999 годы, в райгосархиве работала Валентина Ивановна Сочнева. В период с сентября 1999 г. по апрель 2012 г. заведующим архивным отделом (с ноября 2010 г. заведующим архивным сектором) была Раиса Алексеевна Вилкова. В марте 2002 года, в связи с изменением в штатном расписании администрации, в архивном отделе была введена дополнительная единица – специалиста 2 категории, на которой более 10 лет проработала Вера Михайловна Седельникова. Сегодня штат архивного сектора не изменился и также состоит из 2 штатных единиц. Куратором сектора является управляющий делами администрации городского округа Навашинский Александр Викторович Колпаков, до марта 2017 года, более 15 лет, куратором был управляющий делами – Александр Васильевич Маршалов.

Высокие показатели работы архивистов не раз отмечались руководством района, Комитета по делам архивов Нижегородской области, Росархива.

В архивном фонде

Сегодня архивный фонд объединяет в себя 134 фонда, это 28519 единиц хранения документов на бумажной основе, фотодокументы, документы на машиночитаемых дисках. Из них 5146 единиц хранения документов по личному составу, которые используются для исполнения социально-правовых запросов граждан. За 2017 год в архивный сектор обратилось более 700 граждан, из них 270 за справками по заработной плате и восстановлению стажа, 431 – за архивными документами тематического характера. Это документы, подтверждающие право на владение землей, исторические справки, генеалогические запросы, нормативно-правовые документы и др.

Увеличилось число запросов, поступающих дистанционно (в электронном виде), в этом году их более 100. Пользуясь случаем, хочется напомнить читателям, что за муниципальной услугой «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей» можно обращаться не только в архивный сектор, но и в МФЦ городского округа Навашинский.

Предотвращая утрату

Обеспечение сохранности документов в архивном секторе – это целый комплекс мероприятий по созданию нормативных условий и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии. Начну с создания страхового фонда на особо ценные дела – это гарант сохранности документального наследия. Понимая значимость данной проблемы, с 2014 года архивным сектором была впервые организована работа по созданию страхового фонда на особо ценные дела. Создан страховой фонд на 42 единицы хранения особо ценных дел (9654 кадров). В соответствии с муниципальной программой «Информационное общество городского округа Навашинский» работа по выявлению особо ценных дел и созданию страхового фонда на особо ценные дела будет продолжена. Не могу не сказать о сохранности документов ликвидированных организаций, потому что считаю ее одной из основных задач архива. Ведь мы сохраняем документы, чтобы потом их использовать.

В 2017 году силами архивного сектора совместно с руководством администрации округа, Пенсионным фондом был решен вопрос по сохранности документов ГП НО «Навашинский лесхоз», 151 единица хранения документов по личному составу за 1951–2009 гг. поступили в архив, поставлены на учет и используются для исполнения социально-правовых запросов граждан. Случай с ГП НО «Навашинский лесхоз» не единственный, сейчас решается вопрос о досрочном приеме на государственное хранение документов по личному составу ликвидируемого предприятия Навашинское РАЙПО.

Немало времени архивный сектор уделяет и действующим предприятиям и организациям, где сохранность документов не всегда должным образом обеспечена. В списке источников комплектования – 24 организации, 12 из них муниципальные, 5 – областные, 5 – федеральные и 1 частная.

В целях предотвращения фактов утраты архивных документов, обеспечения сохранности документов администрация городского округа Навашинский организует проверки методического (рекомендательного) характера в муниципальных учреждениях, подведомственных администрации.

С целью популяризации

На официальном сайте органов местного самоуправления создан раздел «Архивный сектор». В нем всегда в актуальном состоянии находятся сведения о составе и объеме фондов архивного сектора, размещены новости, историческая и другая информация.

Качество работы во многом зависит от упорства сотрудников архивного сектора в достижении поставленных задач, умении убедить руководителей организаций в необходимости тесного взаимодействия и достижения максимальной сохранности передаваемых на постоянное хранение документов. И мы очень стремимся к высокому результату.